La palabra condominio es una expresión de origen latina, cuando se tiene
la propiedad sobre una inmueble o vivienda, mediante una distribución por
cuotas ideales.
Un condominio es un conjunto de propiedades o inmuebles, que residen
dentro de un mismo predio. Cada persona comprará su casa, ya sea al contado o con crédito
hipotecario. Pero existirá un gasto en común, como el mantenimiento de las
áreas verdes, cañerías, ductos y otros, que deberán ser cancelados por todos
los propietarios. El condominio son los famosos gastos comunes. Debido a esto, se deberá buscar un administrador, de entre los distintos propietarios, para que se preocupe de estos gastos, recolectar el dinero correspondiente y de ciertos aspectos legales, del condominio mismo.
Hoy en día, estas tareas se les están dejando a empresas que se dedican exclusivamente a administrar condominios o edificios. Principalmente, para ahorrase problemas de gestión, malversación de fondos y situaciones incómodas entre los vecinos. De esta manera, los propietarios, se aseguran de que la gestión, quedará en manos de agentes especializados.
Ahora, cada condominio, es un ente único. Ya que cada condominio, puede tener su propia arquitectura, conformación y número de casa y extensión del predio en común.
En el condominio es importante regular la forma en que los copropietarios van a tomar las decisiones con respecto a la propiedad que tienen en común. A tal efecto, pueden darse relaciones de mancomunidad o de solidaridad. También es importante regular los casos de extinción de la copropiedad y disolución de la comunidad de bienes.
En Venezuela existe una Ley de Propiedad Horizontal que rige sobre aquellos inmuebles cuya propiedad es compartida entre varias personas (juridicas o naturales). Esta Ley permite regular toda la materia mancomunada, delimitar sus atribuciones y fijar reglas básicas de convivencia bajo ese régimen.
Realiza Asambleas correctamente
Un Condominio es un grupo humano
que tiene un interés común: su patrimonio. Para gestionar y sacar el mejor
provecho de ese patrimonio, debe tomar decisiones. El lugar y forma ideal de
toma de estas decisiones es la Asamblea de Propietarios.
Una buena Asamblea permite, en el
mejor ejercicio de la democracia, conocer las situaciones de interés común,
problemas y sus distintas soluciones posibles y oportunidades de inversión y
mejoras para el Inmueble. Sin embargo, errores en diversas etapas de ella
pueden desencadenar conflictos, ilegalidades, y hasta terminar el procesos
judiciales de años.
Una Asamblea de propietarios
tiene diversas etapas y en cada una hay reglas básicas que seguir para hacerlo
con éxito.
1.- Antes de convocar debe
analizarse si los temas son realmente temas de Asamblea de Propietarios o están
dentro de las facultades del Administrador. Si la decisión cae dentro de los
deberes del Administrador (artículo 30 de la Ley, y lo que el Reglamento le
señale), éste debe tomar la decisión y ejecutarla, no llamar a Asamblea.
2.- Si los temas sí son de
Asamblea, sería conveniente que el Administrador valore con algún comité asesor
interno la pertinencia de convocar, para determinar si es la mejor oportunidad
ahora o posteriormente.
3.- Una vez cerrada la lista,
debe tenerse, para cada tema, profundamente analizadas las principales
opciones, sus ventajas, desventajas, costos, tiempos, y otros elementos
colaterales. Debe tenerse sumo cuidado de que si se comparan dos o más
opciones, realmente se haga en términos comparables, de forma que sean opciones
lo suficientemente similares como para poder compararlas. Ayudar a la Asamblea
con cuadros comparativos, documentos circulados previamente y presupuestos
detallados hace que las Asambleas sean más ligeras.
4.- Para elaborar la
convocatoria, debe consultarse el Reglamento del Condominio para determinar la
forma, la antelación y quién puede convocar, que será el Administrador con
cargo vigente. Consultar el informe registral de la matriz es vital. Téngase
presente que si no hubiera administrador con cargo vigente o si éste no desea
convocar, un tercio de los propietarios puede convocar.
5.- Una vez elaborada la
convocatoria, debe poder presentarse, si es necesario un adecuado comprobante
de que se cumplió con la publicidad obligatoria, ya sea envíos de correos,
notas recibidas personalmente, avisos publicados, circulares repartidas, etc.,
según establezca el Reglamento y con estricto apego a la lista de propietarios
registrales, no a la usual lista de residentes que suele manejarse en las
Administraciones.
6.- Llegados el día y hora
señalados, la agenda convocada debe conocerse (únicamente). Conocer y votar
otros temas pone en indefensión a quienes fueron convocados para esa agenda y
por cualquier razón no asistieron. Si hay al menos dos tercios de los
propietarios puede conocerse en primera convocatoria, sino deberá iniciarse en
segunda convocatoria. La tercera convocatoria de que hablan algunos Reglamentos
quedó derogada con la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.
7.- Al momento de tomar acuerdos,
debe tenerse muy presente que ciertos acuerdos requieren unanimidad, otros dos
tercios y el resto la simple mitad del valor del inmueble. Hay una previsión
especial para el caso de las mejoras: deben ser tomadas por dos tercios del
valor del Condominio si son mejoras útiles y por la simple mayoría del valor si
son mejoras necesarias.
8.- Cuando hablamos del valor del
Condominio no nos referimos a un valor monetario sino a los porcentajes de
votación que señale la constitución del Condominio. Es un documento de consulta
obligada.
9.- Otro recurso que debe
utilizarse es la representación de propietarios, ya sea en la forma de poder
especial o simple carta poder, según señale el Reglamento. La Administración
debe asegurarse de que sus planes puedan realizarse y parte de esta seguridad
es reunir los votos necesarios. Recoger poderes es la mejor forma de lograrlo y
se facilita si el poder es específico y claro.
10.- Una vez tomados los
acuerdos, debe cumplirse con requisitos de forma importantes como asentar
adecuadamente el acta en el libro (sea manual o de folios removibles), que sea
firmada por quienes el Reglamento indique, que los acuerdos hayan sido
declarados firmes y que esas minutas sean conocidas por todos. Extenderse en
este punto genera dudas entre los condóminos y debe hacerse todo lo posible por
evitarlo.
11.-
Si estos pasos se cumplen cautelosamente, las posibilidades de que sean
anulados por una impugnación judicial es muy remota.
La Administración de un Condominio: Aspectos Tecno - Operativos - La Tesorería
Para promover el flujo de dinero
en el Condominio, es necesario realizar una adecuada gestión de
cobranza lo bastante ágil y flexible que le facilite al propietario el
aporte irrestricto que proporcionalmente le corresponde (art. 7 LPH)
como residente del edificio donde vive, dueño de una porción de ese
inmueble, y co-responsable en la conservación del mismo.
Una gestión eficiente de
cobranzas nace con la elaboración transparente y concienzuda del Recibo
de Condominio donde se reflejen los gastos fijos u ordinarios del
edificio. Estas erogaciones deben hablar por sí solas, y los mandatarios
del Condominio (Junta y/o Administradores) deben tener la mejor
disposición de suministrar cualquier información que requiera alguno de
los propietarios (mandantes), por lo reflejado en el Recibo.
Cabe recordar que la elección
que hacen los propietarios de la Junta de Condominio (art. 18 – LPH) y
del administrador o empresa administradora (art. 19 – LPH), se rige por
las normas del Mandato, previstas en el Código Civil venezolano en los
artículos que van del 1.684 al 1.712.
Retomando el punto de la
cobranza, se puede decir que de la flexibilidad que se tenga para la
recepción del pago del Recibo de Condominio dependerá el éxito en la
recaudación de esos fondos o haberes necesarios para la vida del
edificio. Por lo tanto, sería de lo más conveniente que tanto la Junta
de Condominio, como la empresa administradora o administrador del
edificio, establezcan procedimientos que faciliten el pago, por parte de
los propietarios.
A tal efecto, formas de cobro
como campañas dentro del edificio, promoviendo la participación vecinal y
destacando la importancia del pago oportuno, para el buen
funcionamiento del inmueble, son opciones de convivencia que motivan la
integración ciudadana entre los propietarios. Las campañas pueden ser
pequeñas verbenas, bingos, rifas o actividades familiares, en paralelo
con la gestión de cobranza que se realice. Aunque suene muy cursi esta
estrategia, lo que se pretende realmente es aumentar la convivencia
vecinal y limar asperezas. Además, considerando que muchos propietarios
laboran todo el día se pueden realizar operativos de cobranzas por la
noche o los días sábados.
En escritos anteriores el
redactor de este Blog ha insistido en que los responsables de recibir el
pago del Recibo de Condominio, no lo hagan en efectivo.
Igualmente se le hace un llamado a los propietarios a no pagar el
condominio en efectivo. El pago del Recibo se debe hacer depositando
directamente en la cuenta del edificio, para luego presentar al cobrador
o receptor responsable del pago la planilla o comprobante de depósito, o
en cheque no endosable a nombre del edificio; jamás en efectivo.
Otra
forma de cancelar el condominio (o el Recibo de Condominio) pudiera ser
haciendo uso de la tecnología. Hoy en día existe Internet, y lo que se
llama las transacciones financieras en línea o transacciones financieras
electrónicas. Es por ello importante que los administradores del
Condominio (Junta o empresa) se abran a esta posibilidad, para facilitar
a los propietarios el pago de la obligación condominial. Es decir, que
los residentes del edificio puedan cancelar por el sistema de
transferencia bancaria (vía Internet o llamada telefónica). Es cuestión
que el Condominio y sus administradores logren facilitar a los
propietarios el pago oportuno y necesario de esta obligación.
No se debe descartar la
posibilidad de que la Junta de Condominio o la empresa administradora
instalen un Punto de Venta o POS, para el pago del condominio. La
instalación de un POS (Point Of Sale) o Punto de Venta sería un gran
paso para la recaudación de los fondos, producto del cobro del Recibo de
Condominio.
Previo a la impresión del
comprobante, el propietario debe escribir los datos del apartamento y su
nombre, y a quien va dirigido el pago; es decir, el concepto del pago.
Cuando se trate de transferencias bancarias vía telefónica, sería bueno
asegurarse previamente si por este sistema se envía algún tipo de
comprobante de la operación al correo electrónico del propietario, para
que quede la constancia del pago realizado.
Otro sistema de pago, el cual
vale la pena averiguar si procede para efectos del Condominio, es la
Domiciliación de Pagos, la cual consiste en un débito automático en la
cuenta del cliente (en este caso el propietario), para abonarlo a la
cuenta del otro cliente (el Condominio). Esta es una operación
automática, la cual se debe pactar con el Banco los días que se harán
tales cargos en cuenta. Esta también es una opción que valdría la pena
averiguar.
Cuando se realiza una amplia y
buena gestión de cobranzas, las posibilidades de que se produzca una
alta Morosidad, son bajas. Este tema, la Morosidad, será tratado en
capítulos posteriores.
Cuando
el dinero comienza a circular por las arcas del Condominio, es
imperativo hacer uso eficiente del mismo, ya que es producto de los
aportes de los residentes. Es decir, es el dinero de los propietarios.
Lo primero que debe tener en cuenta la Junta de Condominio, el
administrador o la empresa administradora, es que la cuenta bancaria debe estar a nombre del edificio,
y no de algún particular o empresa administradora. Esto es de urgente
consideración, y en principio ahorraría muchos dolores de cabeza. El
control del dinero del condominio debe ser un tema de capital
importancia para garantizar el cuidado y destino de los fondos que se
generan en el edificio, para utilizarlos en el edificio.
Desde el punto de vista
administrativo, se deben crear formularios (o formatos) que reflejen,
por ejemplo, la recepción del pago del Recibo de Condominio. Este
formato debería contener, entre otras cosas, lo siguiente:
Fecha del Pago
Emisor del Pago: nombre del propietario, número o letra del edificio (por si son varios),
Número y Tipo de Documento de
Pago: especificar si es cheque, transferencia o depósito bancario.
Colocar el número correspondiente a cualquiera de estos documentos.
Colocar el nombre del Banco.
Monto del Pago
Totales
La Junta de Condominio o el administrador del condominio no deben aceptar que los propietarios le cancelen en efectivo.
El propietario no debe pagar jamás en efectivo. Esta es una práctica
impersonal, y rompe con todos los lineamientos de una buena gestión de
tesorería, y por ende, de una gestión eficiente del condominio, por
decir lo menos.
El seguimiento, control y
administración del efectivo, como se viene diciendo desde el principio,
es fundamental y se debe seguir el flujo del mismo. Para ello es
indispensable realizar con frecuencia, bien sea casi a diario o semanal,
el movimiento bancario. La importancia de llevar un registro del dinero
que entra y sale del Condominio se perfecciona con la elaboración de
dicho registro, en un libro destinado a tales fines, llamado Libro de
Bancos. Este es un instrumento valioso para registrar o asentar los
depósitos o transferencias bancarias que se realizan en la cuenta del
banco, producto del pago del condominio por parte de los propietarios.
Igualmente se deben asentar los cheques que emite la administración del
condominio cuando debe pagar el agua y la luz del edificio, el sueldo
del o la conserje, el pago a los proveedores de algún bien o servicio, y
otros. Si el Condominio tuviera alguna inversión bancaria, tanto ésta,
como los intereses que genera la misma, también deben apuntarse en el
libro. Las comisiones que cobra el Banco por distinta índole, deben
registrarse igualmente en el libro. En fin, todo el movimiento bancario
debe asentarse en el Libro de Banco. Si el Condominio tuviera varias
cuentas bancarias, debe tener un libro por cada una de ellas.
Este
es un libro que se puede comprar en las librerías. Se llama libro de
contabilidad. El mismo debe ser grueso y empastado y debe constar de
tres (3) columnas, como son: D (Debe), H (Haber), y S (Saldo). En la
columna del Debe (D) se deben anotar los depósitos y los intereses
ganados (si los hubiere). En la columna del Haber (H) se deben asentar
los cheques emitidos por el condominio o la administración del
condominio, y las comisiones bancarias. En la columna del Saldo (S) se
debe apuntar la diferencia de lo registrado en la columna del Debe menos
la columna del Haber; la diferencia entre los Deberes y los Haberes. Es
decir, el Saldo es la diferencia entre el Debe y el Haber; es restarle a
la columna del Debe, lo que está en la columna del Haber.
La columna del D (Debe) también
recibe el nombre de la columna del cargo o débito, y significa valor
recibido. La columna del H (Haber) también recibe el nombre de la
columna del abono o crédito, y significa valor entregado. De tal manera
que cargar un depósito hecho al condominio en el Libro de Banco,
significa hacer un registro en la columna del Debe. Abonar un cheque en
el Libro de Banco, emitido por el Condominio, significa asentar el mismo
en la columna del Haber.
En el caso del Banco, como
Institución Financiera, las columnas que presentan los registros de los
estados de cuenta que emiten a sus clientes, siempre son inversas a las
que el Condominio tiene en el Libro de Banco. En la columna del Debe (D)
o de los Cargos, el Banco anota los cheques emitidos, las comisiones
cobradas u otros débitos o notas de débito. En la columna del Haber (H) o
de los Abonos, el Banco anota los depósitos de sus clientes y los
créditos o notas de crédito abonadas. El Saldo (S) sigue siendo la
diferencia entre el Debe y el Haber.
La manera de ir corroborando los
movimientos bancarios, es mediante el monitoreo constante de la cuenta
bancaria, bien sea solicitando a la entidad financiera un estado de
cuenta, o cortes de cuenta, o por medio de la tecnología moderna de la
información, como Internet. Con relación a esta última, la cual ha sido
un gran avance para la humanidad, el área bancaria, a través de la World
Wide Web (WWW), también ha tenido grandes avances que le permiten a los
usuarios de los servicios bancarios, poder tener información en tiempo
real del estado de sus cuentas en la Institución Financiera de su
predilección. Esta ventaja deben aprovecharla los Condominios para
aligerar procesos de pago y cobro.
Tanto el registro en el Libro de
Banco, como el monitoreo de la cuenta, por los medios arriba señalados,
permitirán al Tesorero realizar, lo que se conoce en materia de
Contabilidad, la Conciliación Bancaria. Esta es otra herramienta
para la Gestión de Tesorería del Condominio, ya que permite sincerar los
movimientos bancarios que se realizan en la cuenta bancaria del
Condominio, con los registrados en el Libro de Banco del mismo.
Desde
el punto de vista técnico, una Conciliación Bancaria no es más que
identificar los registros del Libro de Banco del Condominio en el estado
de cuenta del Banco, y tildar los que coincidan; los que no coincidan
serán partidas de ajustes, corrección o análisis. Es decir, se debe
tildar el registro que tenga el Condominio en el Debe (D) del Libro, con
ese mismo registro que aparezca en el Haber (H) del Banco; y los
movimientos que aparezcan en el Haber (H) del Libro, con ese mismo
registro en el Debe (D) del Banco, ya que, como se dijo anteriormente, el estado de cuenta del banco tiene los movimientos inversos al registro que tienen sus clientes.
Tener
al día, claro y transparente el movimiento de los fondos del
Condominio, es un gran paso para la sanidad financiera del mismo.
Ejemplo de Flujo de Caja del Condominio:
www.micondominio.com
www.organizateya.com
